Audit et diagnostic
- Archives : état de conservation / conditionnement / classement, volume, types, accroissement.
Quel coût ?
La société Doparchiv intervient le plus souvent sur la base d'un devis global, qui comprend la reprise totale des archives visitées lors de la réalisation du devis. Aucune limite de temps n'est alors fixée, le personnel de Doparchiv ne quitte la mairie ou la communauté de communes uniquement lorsque le travail est fini.
La société Doparchiv peut également intervenir sur la base d'un tarif horaire pendant une durée déterminée ou indéterminée.
Quelles archives ?
Souvent le travail porte sur la totalité des archives, sauf les plus récentes qui restent à proximité des bureaux car elles sont d'un usage trop courant pour être archivées. Quels que soit la situation et l'état des documents (dans les caves ou les greniers, rangés ou en tas.) ils sont repris pour le classement et le conditionnement.
L'intervention peut se limiter au tri des archives éliminables immédiatement. Cette solution reste temporaire mais elle permet de gagner une place importante pour un coût beaucoup plus faible. La société Doparchiv intervient alors en mairie pour faire le tri, et éditer les bordereaux d'élimination qui sont envoyés aux Archives Départementales pour autorisation après avoir été signés par le responsable de service et par le maire.
Dans les grosses collectivités la société intervient en renfort d'un service d'archives déjà existant pour une durée momentanée, ou un travail déterminé, ceci permet aux archivistes en place de répondre à une surcharge momentanée de travail.
La société peut également intervenir pour réaliser le classement des archives d'un service déconcentré d'une grosse collectivité : OPHLM, CCAS..
Où ?
Le travail se déroule toujours dans les locaux de la mairie, ou une annexe de celle-ci. Les archives devant de toute façon être conservées dans la mairie pour des raisons réglementaires. La conservation au sein de la collectivité est d'autre part la solution la plus pratique pour les services et pour les chercheurs (public, élus, administrateurs.) C'est également la plus économique.
Comment ?
A part quelques tables et une prise de courant le matériel est apporté par le personnel de la société.
Sauf souhait contraire de la mairie, le personnel de Doparchiv travaille seul. Au début et durant l'intervention tous les renseignements nécessaires au tri et au classement sont collectés auprès des services concernés. Souvent une personne de la mairie est chargée des relations entre les archivistes et les services.
Durant l'intervention, les Services municipaux peuvent être sollicités pour la destruction des poubelles si la place manque.
Les archives à conserver sont rangées sur les rayonnages disponibles. Les archives qui sont destinées à la destruction sont stockées en attendant que les bordereaux reviennent signés.
Quand ?
Les délais d'intervention sont définis après accord du devis, ils peuvent être courts, de deux à trois mois ou plus si la collectivité le souhaite.
Une fois que le travail est commencé, sa durée dépend du volume à traiter, mais le personnel de Doparchiv ne quitte la mairie que quand la totalité de l'archivage est réalisé.
Contrairement à une idée reçue, si la mairie doit déménager dans un avenir plus ou moins proche, il vaut mieux réaliser l'archivage avant le déménagement, pour plusieurs raisons :
- Les documents en boites ne courent plus aucun risque de perte ou de mélange.
- Les boites étant numérotées il est beaucoup plus facile de les déplacer en ordre.
- Les archives éliminables immédiatement étant mises à part, elles peuvent être détruites directement.
- Les documents non conditionnés risquent de s'abîmer au cours du transport.
